A comunicação é a mãe de todas as habilidades, e escolher o canal apropriado para comunicar sua mensagem é fundamental para como essa mensagem será recebida e posta em prática.

Mas nem todos os canais de comunicação são iguais. Entre todos os métodos visuais e escritos que podemos escolher para comunicar nossas mensagens de forma síncrona ou assíncrona, temos muitas variáveis ​​a considerar: o que é socialmente apropriado, com que rapidez algo precisa acontecer, quão complexa é a mensagem, quantos detalhes são necessários, como o destinatário prefere ser comunicado e assim por diante.

Muitas vezes nos deparamos com esse dilema de comunicação. Devemos ligar para o nosso colega de trabalho agora? Devo enviar a ele uma mensagem no Slack? Hmm, talvez mande um e-mail. Mas temos uma reunião pessoal amanhã… o diálogo interno pode ser exaustivo.

Como humanos, damos preferência à comunicação pessoal, cara a cara e em tempo real – mas essa nem sempre é a melhor escolha para fazer o trabalho e respeitar o tempo uns dos outros. Abraçar a comunicação assíncrona é uma grande parte da colaboração mais eficaz, não importa onde você esteja ou o que esteja tentando realizar. Ambas devem andar juntas.

Qual é a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona?

A comunicação síncrona é a comunicação que ocorre em “tempo real” – duas ou mais partes trocam informações no mesmo momento.

A comunicação síncrona pode ser pessoal ou virtual, programada ou improvisada. Alguns exemplos de métodos de comunicação síncrona:

• Reunião pessoal
• Ligação
• Videoconferência
• Ambientes de aprendizagem síncronos, como programas online que usam o horário da aula para discussão em grupo
• Fazer uma pergunta rápida ao colega de equipe na sua mesa

A comunicação assíncrona é qualquer tipo de comunicação que inclui um intervalo entre o momento em que a parte que está transmitindo as informações envia a mensagem e quando a parte que recebe a mensagem a interpreta.

A comunicação assíncrona geralmente não ocorre pessoalmente e geralmente não é programada (embora haja exceções, como usar uma ferramenta de marketing por email para programar o envio de um email em um determinado horário). Exemplos de métodos de comunicação assíncrona:

• E-mail
• Cartas ou outras malas diretas (sim, existem empresas que ainda dependem da mala direta para fazer negócios!)
• Ferramentas de gestão de projetos
• Espaços virtuais de trabalho da empresa (como o Notion)
• Mensagens de texto por meio de dispositivos móveis

Uma ferramenta como o Slack pode ser usada de forma síncrona ou assíncrona, dependendo se todos os participantes envolvidos em uma conversa estão participando em tempo real ou esperando até que seja conveniente para eles responderem.

Quais são os prós e os contras da comunicação assíncrona vs. síncrona?

Existem benefícios e desafios para ambos os métodos de comunicação. A comunicação síncrona é inerentemente humana; é como interagimos desde o nascimento. Na maioria dos locais de trabalho, as interações em tempo real são o padrão. 

A tecnologia de videoconferência tornou as discussões presenciais e ao vivo acessíveis, mesmo quando as pessoas não estão no mesmo local, por isso estamos ainda mais treinados para esperar uma resposta imediata (especialmente durante a pandemia COVID, quando tantos de nós estão trabalhando e aprendendo em casa).

Especialistas argumentam que, embora “a comunicação síncrona deva ser a exceção, não a regra”, há situações em que faz sentido se comunicar em tempo real:

• Você deseja construir relacionamento com as pessoas (por exemplo, em reuniões individuais, reuniões de equipe ou retiros da empresa)
• Você precisa fornecer feedback crítico ou discutir tópicos sensíveis
• Você tem muitas incógnitas e quer ter ideias e soluções diferentes
• Existem muitas variáveis ​​móveis e você deseja colocar todos na mesma página rapidamente, por exemplo, uma reunião inicial do projeto
• Acontece uma crise que requer atenção imediata

A principal desvantagem da comunicação síncrona é que ela pode ser uma perda de tempo. Todos nós sabemos o que é sentar-se em “reuniões que deveriam ter sido por e-mail”, como é difícil agendar uma reunião ao vivo em um horário definido com um grupo de pessoas ocupadas… sem falar que uma reunião de 30 minutos com 10 pessoas na verdade equivale a 5 horas de tempo.

O outro problema com a comunicação síncrona é que nem sempre é o uso mais respeitoso do tempo das outras pessoas. Quando você dá um tapinha no ombro de sua colega de trabalho para obter uma opinião rápida sobre algo, por exemplo, pode estar interrompendo o foco dela – e leva em média 23 minutos para recuperar o foco depois de uma distração.

A comunicação assíncrona, por outro lado, é ideal para quando sua mensagem não é urgente.

Seu colega de trabalho pode digerir sua mensagem em seu próprio ritmo, em sua própria programação. O destinatário pode pensar sobre o que você compartilhou com ele e fornecer uma resposta atenciosa. Além disso, as ferramentas que usamos para comunicação assíncrona nos permitem anexar arquivos, links e outros contextos adicionais livremente.

Faz sentido escolher a comunicação assíncrona quando:

• Você não precisa de feedback imediato e quer respeitar o tempo de seus destinatários
• Precisa colaborar com alguém em um fuso horário diferente que não esteja na mesa ao mesmo tempo que você
• Você precisa comunicar uma mensagem a um grupo de pessoas que não podem estar todas no mesmo lugar ao mesmo tempo específico ou a quem é difícil ou caro reunir-se
• Deseja fornecer contexto antes ou depois de um evento em tempo real
• Você precisa explicar um conceito complexo de uma forma que as pessoas possam voltar e consultar mais tarde
• Você está fornecendo uma resposta a uma comunicação assíncrona que recebeu
• Está coordenando um curso online que permite que os alunos concluam os trabalhos em sua própria programação

Boas práticas para o uso da comunicação síncrona e assíncrona

Com o trabalho remoto, passamos a estar mais conscientes dos usos de cada tipo de comunicação e sabemos que ambas são importantes para a conclusão das atividades da empresa. 

Um dos maiores desafios no gerenciamento de uma equipe remota é descobrir a maneira mais eficaz de se comunicar com cada pessoa (sem interromper seu fluxo de trabalho). Deixamos aqui então um pequeno guia com boas práticas para comunicação síncrona e assíncrona.

Práticas recomendadas de comunicação síncrona

Aqui estão algumas das melhores práticas para iniciar seus métodos de comunicação online síncronos.

• Saiba quando usar – há um horário e um lugar para a comunicação síncrona. Se você precisa de uma resposta imediata, agora é a hora. Para questões mais longas e mais complexas, considere a comunicação assíncrona.
• Mantenha o foco da conversa – as conversas em tempo real podem ser desviadas para diversos assuntos. Mantenha a discussão no ponto.
• Peça feedback imediato – peça feedback instantâneo. É uma boa hora para conversar? O assunto é urgente? Eles são a pessoa certa com quem falar?
• Crie uma conexão pessoal – fale educadamente, abertamente e respeitosamente, e você desenvolverá aquelas relações profissionais essenciais que suportam o futuro de sua organização.
• Respeite o tempo das outras pessoas – Mantenha o respeito pelo tempo da outra pessoa. Seja atencioso antes de iniciar uma conversa síncrona.

Práticas recomendadas de comunicação assíncrona

Vejamos algumas práticas recomendadas para ajudá-lo a entender quando usar a comunicação assíncrona.

• Saiba quando usar – como na comunicação síncrona vs. assíncrona, saiba quando usá-la. Se você não precisa de uma resposta imediata ou a outra pessoa está em um fuso horário diferente, assíncrono é o caminho a seguir.
• Detalhe da oferta – devido ao tempo de espera, seja o mais detalhado e transparente possível, para não atrasar seus canais de comunicação.
• Selecione as ferramentas certas – certifique-se de que sua equipe esteja receptiva às ferramentas que você usa para enviar mídia assíncrona. Slack, Microsoft Teams e Asana são apenas alguns exemplos de ferramentas de comunicação assíncrona. Converse com sua equipe e obtenha feedback sobre as ferramentas de sua preferência.

Como é a comunicação na sua empresa? Vocês já aplicam essas boas práticas? Conta pra gente nos comentários!