Não é segredo que o mercado de soluções para gestão está em constante transformação, com softwares e novas tecnologias nascendo constantemente. 

De tempos em tempos, algumas ferramentas começaram a ganhar destaque pela praticidade e, rapidamente, se consolidam na rotina de gestão, pois, são criadas para aprimorar os processos organizacionais e oferecer um melhor atendimento para os clientes internos e externos. Mas para que isso seja possível, é necessário escolher o software que mais atenderá a necessidade da empresa. 

1. Priorize a geração de relatórios

Quando falamos sobre agilidade na comunicação com os clientes e colaboradores, é essencial que a empresa contrate um sistema de atendimento e abertura de chamados que agilize o processo e que seja possível organizar atendimentos, encaminhar a demanda para o setor responsável e também gerar relatórios de maneira automática.

Com esses dados em mãos, é possível fazer análises e chegar a determinadas constatações que facilitarão as escolhas diárias. Desse modo, o gestor pode contar menos com a intuição e mais com evidências na hora de fazer escolhas. 

De acordo com o SEBRAE em suas pesquisas em empresas, no Brasil cerca de 25% das empresas encerram suas atividades nos dois primeiros anos de funcionamento. Isso acontece pela falta de preparo e também pela ausência de bons controles e informações no processo de gestão.

2. Foco em solução de problemas

Um dos passos para uma gestão estratégica eficiente e clara é fazer com que a contratação dos sistemas seja direcionada para problemas com clientes ou colaboradores, seja para agilizar o processo ou para gerar uma maior satisfação desse público-alvo dos problemas que você está resolvendo (clientes ou colaboradores).

Atualmente existem sistemas que oferecem atendimento aos chamados mais simples (solicitações de clientes por meio de um chat) e outros para problemas mais direcionados e específicos (chamados internos, solicitações de colaboradores), por isso, é preciso identificar quais as maiores dores da empresa e destinar os recursos certos para solucioná-las.

3. Análise do custo-benefício

Outro passo, não menos importante na hora de contratar um software, é ver qual o orçamento disponível, já que a contratação deve ser de acordo com o melhor custo-benefício. Pensando nisso, é importante saber se o produto oferecido será de fácil implantação e instalação, uma vez que a equipe de trabalho precisará entender como utilizá-la da forma mais ágil possível.

A capacitação é fundamental para que o usuário possa aproveitar ao máximo os recursos disponíveis no software, e por isso deve ser fornecido todo um treinamento inicial. 

4. Segurança e atualizações

Outra dica importante é saber se o sistema é seguro o suficiente para que nenhuma informação da empresa ou dos colaboradores seja roubada ou vazada. É necessário saber também se a plataforma te dará o devido suporte, pois é preciso que ela traga velocidade, praticidade e conforto aos usuários.

Além disso, é essencial que a empresa desenvolvedora do sistema promova atualizações constantes, para que assim sejam corrigidas as eventuais falhas (famosos bugs), incorpore novas funcionalidades e esteja sempre em conformidade com as regras e legislação vigente.

Vantagens e considerações finais

Entre as vantagens oferecidas por implantações de softwares de inteligência, estão:

• Redução de erros ligados ao fator humano
• Melhor gestão do tempo da sua equipe
• Organização
• Segurança
• Controle automático de atividades
• Redução de custos
• Integração entre as áreas
• Redução de índices de retrabalho
• Ganhos em qualidade na produtividade e no atendimento, etc.

Na hora da escolha, é importante ver também se o sistema funcionará em smartphones e tablets. Em caso positivo, você terá a praticidade de ter acesso às informações necessárias da sua empresa a qualquer momento, de forma bem mais acessível. Isso auxiliará a fazer análises e a tomar ações de maneira mais rápida e segura, melhorando os resultados da organização.

Plataformas como PlaceHub ajudam o gestor a fazer a gestão do escritório de forma mais inteligente e prática, procurando automatizar ao máximo alguns processos da empresa, como por exemplo:

• Fazer reservas de salas de reuniões;
• Reservar estações de trabalho de acordo com as necessidades (computador, impressora, etc.)
• Localizar colegas de trabalho dentro do escritório;
• Reservar vagas de estacionamento;
• Solicitar o uso de veículos da empresa;
• Enviar informativos para os colaboradores;
• Abrir chamados, relatar problemas e enviar feedbacks para a área de facilities.

Em resumo, é essencial que uma empresa que esteja em busca de inovação encontre um software facilitador de processo, para que através dele, vários benefícios sejam alcançados permitindo que o gestor mantenha o foco no que é estratégico, automatizando as tarefas mais repetitivas.